Организация деловой встречи

Организация деловой встречи

Правильное планирование и организация деловых встреч – половина успеха в сфере продаж. Речь, разумеется, не идет о разовых розничных продажах, речь о широкомасштабных сделках, когда компания нацелена на крупных оптовых клиентов. Или же подобные встречи компании проводят с бизнесменами и меценатами целью привлечения инвестиций.

В обоих случаях цель встречи одна – как можно лучше самопрезентовать себя и заинтересовать вторую сторону, чтобы получить свою выгоду – то ли в виде инвестиций, то ли в виде крупных продаж. Высокий уровень организации деловой коммуникации не только покажет в выгодном свете вашу компанию, но и подчеркнет личный профессионализм сотрудников компании.

Идеальное место для организации деловых переговоров – это конференц-залы в бизнес-центрах, которые сдаются в аренду как раз для таких мероприятий. Впрочем, если встреча, хоть и важная, но неформальная – то дорогой ресторан тоже подойдет. Но чаще всего деловые встречи проводятся именно в конференц-залах и переговорных комнатах.

Помещение должно вмещать достаточное количество людей, иметь необходимое оборудование типа проектора, микрофона, интерактивной доски и прочего. Перед самим мероприятием исправность техники нужно непременно проверить, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, это может подпортить общее впечатление о работе компании.

Даже если участники точно обговорили удобную дату для встречи, нелишним будет за несколько дней до предполагаемой даты прислать напоминание о встрече на электронную почту. В письме можно указать для ознакомления основные тезисы обсуждения или презентации.

На столах, за которыми разместятся приглашенные гости, нужно разложить все необходимое для их удобства – минеральная вода в маленьких бутылочках, стаканы, блокноты, ручки, брошюры или другие наглядные материалы. Нелишним будет проявление внимательности к комфорту потенциальных партнеров – заказать для них и оплатить такси представительского класса, например.

Проводить переговоры или представлять презентацию должен человек, который знает деловой этикет, умеет быть тактичным и убедительным. Нелишним будет знание психологии. Умение мысленно поставить себя на место оппонента в разговоре, то есть иметь развитую эмпатию – большой плюс в диалоге двух сторон.

Стоит уважать время приглашенных гостей, и не затягивать встречу, впрочем, слишком спешить на ней тоже недопустимо. Долгие переговоры и встречи уместны тогда, когда уже имеются определенные договоренности, и обе стороны заинтересованы в продолжении общения. Оптимальное время, отведенное на встречу или переговоры – 1-2 часа. Если встреча длится дольше, то гостям необходимо предложить чай или кофе, и что-то к ним.

Даже если дресс-код в компании отсутствует или же не является строгим, то для встречи, наоборот, выглядеть нужно максимально строго и презентабельно. Ведь и по сегодняшний день актуальна поговорка про «встречают по одежке».

Post Author: admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *